Proje Yönetimi II

Proje Başlangıcı


Proje başlangıç aşamasında yapılan proje toplantısına müteakip proje ekipleri belirlenmelidir. Doğru yöntem hem uygulayıcı firmadan hemde müşteri tarafından modül bazından anahtar kullanıcıların belirlenmesidir. Anahtar kullanıcılar konularında uzman ve süreç konusunda bilgi sahibi olmalıdır. Proje yöneticileri ise tüm konularda en azından yönlendirici olacak kadar bilgi sahibi olmalıdırlar. Gerekeli görüldüğünden anahtar kullanıcılar projenin herhangi bir anında değiştirilebilir olmalıdır. Tüm süreçler anahtar kullanıcılar üzerinden son kullanıcılara iletilmelidir. Örneğin son kullanıcı eğitimleri mutlaka anahtar kullanıcılar tarafından yapılmalıdır. Aksi durumda zaman kaybına neden olabilecektir.

Not: Yönetim desteği projenin her aşamasında önemlidir. Proje planına uygun olarak sürecin gerçekleştirilebilmesi için satış aşamasında hazırlanması gereken proje planının mutlaka proje yönetimi ile paylaşılmış olması ve daha önce öngörülen tarihlere dikkat edilmesi gerekmelidir. Örneğin vergi ve maliyetlendirme dönemlerinde muhasebe kullanıcılarının yoğun olması ya da raporlama dönemlerinde sürelerin doğru ayarlanması gibi.

Proje Planı


Proje planı esas olarak satış sözleşmesi ile birlikte hazırlanır ve firmaya sunulur. Böylece hangi işin ne zaman yapılacağı belirlenmiş olur. Bu aşamada satış aşamasında doğru analizin yapılmış ve sürelerin gerçeğe mümkün olduğu kadar yakın verilmiş olması gereklidir.

Bir proje planında olması gereken temel başlıklar en sade şekilde aşağıdaki şekilde olması tavsiye edilir: (Proje kapsamına göre değişiklik gösterebilir.)

1)Başlangıç toplantısı ve proje ekiplerinin belirlenmesi
2)Analiz
3)Tasarım ve dökümantasyon.
4)Kapsama bağlı olarak geliştirme ve test süreçleri
5)Geçiş (yada paralel) öncesi eğitim
6)Opsiyonel olarak paralel kullanım.
7)Geçiş çalışmaları
8)Geçiş ve destek

Not: Proje planları esnek ve revize edilebilir olmalıdır. Bununla birlikte bu değişiklik ancak projenin kendi süreleri içerisinde değiştirilmelidir. örneğin muhasebe eğitiminin satış eğitiminin önüne alınması gibi. Aksi durumda proje planı sarkabilir. Proje süresinden sapma kullanıcıların inancını sarsacağından dolayı projeye olan güveni zedeler. Yapılacak en son şey proje süresini arttırmak ya da ertelemek olmalıdır. Fazla mesailer kullanıcılar üzerinden işin doğru yapılmadığı imajı oluşturur. Doğru yapılan bir proje planı ve iyi yönetilen bir projede proje süresinin uzaması ve mesai ihtiyacı doğmayacaktır. Bu durum bir önceki aşama olan satış aşamasını da yakından ilgilendirir. Satış aşamasında doğru  yapılan ön analiz, proje planı ve sürelendirme bu aşamanın başarılı olmasını sağlayacak, danışman firma içinde kaynak kullanımını efektif bir biçimde yapmasını sağlayacak, müşteri memnuniyetini arttıracak, bir sonraki satışları da olumlu olarak etkileyecektir. Bu nedenle satış ve danışman ekip birbiri ile koordinasyon içinde olmalıdır.

Proje Yönetimi I

Satış Yönetimi


Proje Yönetimi genel kanının ötesinde öncelikle satış süreci ile başlamaktadır. Projenin başarılı olabilmesi için satış sürecinde yapılan anlaşmanın projenin yürütülüşüne uygun olarak yapılandırılması gerekir.

Yaygın olarak ülkemizde 2 tür satış yöntemi benimsenmektedir. Sabit fiyatlandırma (Fixed Budget) dediğimiz anahtar teslim projeler ve adam gün üzerinden bütçelendirilen (by Man Day) projeler. Bu iki yöntemden herhangi birinin seçimi eğer satış süreci doğru yönetilemez ise sözleşmenin yapıldığı iki tarafı da zor duruma düşürebilir.

ERP projeleri evlilikler gibidir. Mutlu günler ve zorlu günler vardır. Güzel bir evliliğin sonunda ise güzel bir bebek (proje) ortaya çıkar.

Adam gün üzerinden bütçelendirilen projelerde firmaların bütçelediği sürelerin makul olduğuna dikkat etmesi gerekir.

Sabit bütçeli projelerde ise süreç daha detaylı ele alınmalıdır. Sabit bütçeli projelerde öncelikle ön analiz yapılmalı ve bir proje kapsam dökümanı oluşturulmalıdır. Böylece madde madde istenenler listelenmiş olur. Bununla birlikte firma istediği raporların da bir listesini yaparak iletmelidir. Bilinmelidir ki ERP süreçlerinde veri girişleri kadar bu işlemlerin raporlanması da önemlidir. Ms Dynamics Ax içinde yasal ve operasyonel raporlar bulunmakta, etkin raporlama alt yapısı sayesinde rahat rapolama yapılabilmektedir. Bununla birlikte firmaya özgü raporların incelenerek bilgi işlem ekipleri konusunda eğitim alana kadar firmaya özgü gerekli raporlar sistemde yer almalıdır. Bu raporların avrlığı kullanıcılarında kolay adapte olmasına yardımcı olur.

Ön analiz sonucunda oluşan kapsam dökümanında harcanacak sürelerin verilmesi firmanın da sözleşmenin detaylarına hakim olabilmesini sağlar. Aynı zamanda danışman firmanın ve kullanıcı firmanın kapanış esnasında mutabakatını sağlar.

Doğru biçimlendirilmeyen bir sözleşme sonucunda işin tamamlanıp tamamlanmadığı belirli olmayacağından hem müşteri tarafında memnuniyetsizlik yaratacak, hem danışman firmanın projeyi kapatamamasına neden olacak, hem de danışman firmanın zarar etmesinde neden olabilecektir.

Canlı Geçiş Öncesi ve Esnasında Nelere Dikkat Edilmelidir?

Gider ve Gelir İşlemleri	Gider hesapları girilirken maliyet merkezi bilgileri girilmelidir. Gelir Hesapları girilirken ise ilgili kar merkezleri girilmelidir. Hesap planında bu alanlar zorunlu hale getirilebilir.
Fatura İşlemleri	Fatura işlemleri günlükten girilirken fatura alanı fatura numarası ile doldurulmalıdır. Aksi taktirde sistemde işlem fatura olarak algılanmadığından raporlara yansımayacaktır.(BA/BS v.s. Gibi)
Vergilerin Otomatik Hesaplanması	Vergi matrahının otomatik hesaplanması için madde ve satış vergi grupları girilmelidir. Aksi taktirde verginin matrahı bilinemeyeceği için raporlara yansımayacaktır. Bu tip durumlarda matrah raporlarda elden düzenlenmelidir.
Dönemler	Dönemleri mutlaka işlemler yapılıp, vergiler verildikten sonra kapatmak güvenlik açısından önceli bir unsurdur.
Hesap Kurulumları	Stok hesapları, müşteri/satıcı cari hesapları sistem geçişinde işlemler öncesinde kurularak kurulum tamamlanmalıdır. Bu hesaplar sonradan değil önceden tanımlanmalı ve değiştirilmemelidir. Değiştirmek için öncelikle tüm hesap, cari ve stok bakiyelerinin sıfırlandığından emin olunmalıdır
Stok Takibi	Stok takibi yapmak için hangi kırılımda takip edileceği belirlenmelidir. Ambar, seri numarası, lot takibi gibi
Yetkiler	Geçiş öncesinde yetki kurulumları yapılmalı ve kayıt takibi için veri tabanı günlüğü kurulmalıdır.
İade İşlemleri	İade işlemlerinde ürünler iade maliyeti ile alınmalı ve satış yapılan ya da satınalınan lot ile işaretlenmelidir. Aksi durumda sistem iade fark maliyet hesaplayacaktır.
Günlük Stok Takibi	Günlük olarak stok raporları çekilerek işlemler sistemde tamamlanabilmelidir. Sistem anlık olarak eksi stoğa izin vermese de dönemsel olarak eksi stoğa izin vermektedir. Bu da ay sonu işlemlerinde eksi stok nedeni ile sorun oluşturmaktadır. Eksi olan stoklar için maliyet hesaplanmaz.
Elimdeki stoğu bilmek	Geçiş öncesinde eldeki stok miktarı ve maliyeti bilinmelidir. ERP sistemlerinin gereği olarak muhasebe ve stok birbirinden ayrılmamaktadır.Muhasebe ile uyumlu olmalıdır.
Bir Fatura Bir Muhasebe Fişi	Her fatura işlenirken bir fiş olarak kesilmelidir.
Cari Takibi	Cari işlemlerde iptal kayıtlar eşleştirme ekranlarından birbirleri ile tam olarak işaretlenerek iptal edilmelidir.
Stok İptali	Stok işlemlerinin iptalinde asıl kayıt ile iptal işlemi hareket oluşturulmadan kaydın girişine müteakip  işaretlenmelidir.
Eşleştirmede kur farkı	Müşteri ve satıcılarda kur farkı faturası kesilmeyecek ise borç ve alacak işlemlerinde eşleştirildiğinde kurdan doğan farklılık var ise sistem otomatik olarak kur farkı uygular.
Fiş kontrolü	Her işlem yapıldıktan sonra fiş çıktısı mutlaka kontrol edilmelidir.
Farklı Para Birimi Farklı Cari!	Farklı parabiriminde çalışan cariler farklı cari kartlar açılarak takip edilir.
Düzen: Sistem odası	Donanımın korunması için sistem odası mutlaka olmalıdır. Sistem odasında fişler sağlam prizlerde bulunmalıdır. Sıcaklık uygun derecede olmalıdır. Su basmalarına karşın korunmalı olmalıdır. Uygun dolaplarda saklanmalıdır. Donanımlar kesinlikle soğutucuların altında yer almamalıdır. Kesinlikle Verilerin mutlaka yedekleri (Backup) alınmalıdır. Dönem dönem uygulama yedeği de alınmalıdır. Sistemler ani elektrik kesintilerine karşın UPS sistemine bağlı olmalıdır.