Go Live Procedures

How to go live. As a summary:

1)If there was a paralel live structure, data should be deleted. For this reason "DatabaseTransDelete" function can be used in AOT a day before production. This process must be controlled at least a week ago with a backup. Otherwise deleting action may have some problems while paralel session may be so long for deleting the data or the firm has too much transaction. So first some tables can be deleted from SQL. Forexample:  InventTrans, LedgerTrans, Database tracking tables. By using this process system deletes transaction, journals and journal header tables. Main tables and parameters will not be deleted. So while creating new tables in the system, tables types must be selected correctly.

2)Parameter tables must be checked.
3)Contolling number sequences
4)Backup
5)During turnover inventory must be in the system at least by quantity. Purchase orders or inventory journals can be used. If purchase order is going to be used after cost calculation unit cost should be entered to unit price field. It is recomended to make count of inventory. Quantity must be paralel to the ledger data. Corrections can be made after turnover process. But if inventory was given wrong like quantity  is more than it is on hand and is consumpted in the system it is not so easy to reverse. If the inventory data is given less that it is, consumptions can not be made in the system. It is not recomended to use negative inventory parameter. With this process inventory accounts are set in the systems. After costs are set, inventory closing must be run it he system at the data 31.12.
6)Ledger transactions can be entered account by account seperately or all together by journals. Date must be 31.12 and year end close must be run. For turnover data that is needed is below:

• Customer
• Vensor
• Bank Accounts
• Other Accounts

7)For Assets data entry should be made to related tables. (AssetTable, AssetBook, AssetTrans)

Also tables developed according to needs of customer must be filled. 

This blog is created by the experience of a developer and a consultant. There could be lack of knowledge or these processes can change by project.

Geçiş Prosedürleri

Geçiş için neler gereklidir. Bunları sıra ile değerlendirmek gerekirse öncelikle:

1)Eğer paralel kullanım yöntemine başvurulmuş ise sistemdeki verilerin silinmesi gerekir. Bunun için AOT içerisinde yer alan "DatabaseTransDelete" fonksiyonu mutlaka bir gün öncesinde çalıştırılmalıdır. Bu işlemin ne kadar süreceği en azından bir hafta öncesinde yedek alınarak kontrol edilmelidir. Aksi durumda son gün silme işlemi yetişmeyebilir. Dolayısı ile paralel süreci uzun tutulmuş ya da kısa olsa bile çok hareket girilen firmalarda uygulanıyor ise öncelikle fazla hareket olan tablolar SQL'den silinme yöntemi ile de  temizlenebilir. Örneğin: InventTrans, LedgerTrans, yetki ve veri izleme tabloları gibi. Bu işlemin çalıştırılması ile sistemde yer alan hareket,    günlük ve günlük satırları tipindeki tablolar silinecektir. Parametre ve ana tablolar ise silinmeyecektir. Dikkat edilmesi gereken husus geliştirme ile oluşturulan tabloların tablo tiplerinin doğru olarak geliştirme anında ya da sonrasında verildiğine emin olmaktır.

2)Parametre tablolarının kontrol edilmesi.
3)Numara serilerinin sıfırlanması
4)Yedek alınması
5)Geçiş aşamasında mutlaka stokların en azından miktarsal olarak sisteme atılmış olması gerekmektedir. Bu işlem için satınalma siparişler ya da stok günlükleri kullanılabilir. Satınalma siparişi yöntemi kullanılacak ise miktarlar girilmesi, birim fiyat alanında ise maliyetlendirme yapıldıktan sonra birim maliyetlerin girilmesi gerekmektedir. Maliyetlendirme işlemleri firmalarda 25'ine kadar uzayabilmektedir. Miktar bilgilerinin verilmesi için sayım işleminin yapılması tavsiye edilir. Miktar bilgileri mutlaka muhasebe ile paralel olmalıdır. Devir sonrasında düzeltme işlemine gidilebilir. Bununla birlikte stoklar fazla verilmiş ve sistemde kullanılmış ise geri dönüşleri daha zor olmaktadır. Stokların eksik verilmesi durumunda ise çıkış işlemleri sistemde yapılamamaktadır. Eksi stoğa izin verilmesi tavsiye edilmez. bu işlem ile 15 ile başlayan hesaplar sisteme atılmış olmaktadır. Maliyetlerde sisteme atıldıktan sonra 31.12 itibari ile stok kapanışı çalıştırılmalıdır.
6)İstenildiği zaman muhasebe mizan devri toplu olarak ya da parça parça günlükler aracılığı ile atılabilir. Mizan devri 31.12 tarihine yapılarak yıl kapanış ve açılış işlemi çalıştırılmaldır. Devir için atılması gereken veriler:

• Müşteriler
• Satıcılar
• Bankalar
• Diğer Hesaplar sisteme atılmalıdır.

7)Eğer çek senet işlemleri varsa portföyde olan, bankaya gönderilmiş çeklerin daha sonra işlem görebilmesi için Türkiye Lokalizasyonu ile gelen çekler tablosuna (BankChequeTable) uygun formatta aktarılmalıdır. Bazı durumlarda bankadan iade ya da karşılıksız iade durumları ile karşılaşılabileceği için satıcıya verilen vadesi gelmemiş çeklerin aktarımı da söz konusu olabilir. 

8)Sabit Kıymetlerin aktarımı da ilgili tablolara yapılmalıdır. (AssetTable, AssetBook, AssetTrans gibi)

Bunun haricinde geliştirme ile müşteriye özel yaratılmış tablolar da mutlaka doldurulmalıdır. (Teminatlar, Krediler gibi)

Bu bilgiler tecrübelerden oluşmuştur. Eksik bilgiler olabilmekte ve proje bazında süreçler ve/veya sıralama değişebilmektedir.

Dynamics Ax’ın Sundukları (Muhasebe Fonsiyonaliteleri)

Microsoft Dynamic Ax (Axapta) 'nın muhasebe fonksiyonalitelerinin sunduğu özellikler arasında aşağıdakiler yer almaktadır.

Genel Muhasebe

• Konsolidasyon
• Çoklu Şirket Yönetimi
• Yasal Muhasebe ve Raporlama
• Cari Yönetimi(Satıcı/Müşteri/Banka/Stok/Sabit Kıymet)
• Vade Farkı Otomatizasyonu
• Kur Farkı Otomatizasyonu
• Günlük İşlemlerin Girişi
• Ay ve Yıl Kapatma İşlemlerinin Otomatizasyonu
• Vergi İşlemlerinin Takibi ve Raporlanması (KDV Listeleri/BA ve BS Raporları)
• Detaylı Boyut Takibi
• Mali işlemlerin analizi ve sınıflandırılması için boyutlar kullanılmaktadır. Hesap Planı özet olarak kullanılmaktadır.
• Dönem Kontrolü
• Hesap Denetimi
• Yetki Kontrolü
• Esnek Mali Tablo Raporlamaları (Gelir Tablosu/Bilanço/Mizan Oran Analizleri)
• Operasyonel Raporlar (Mizan/İcmal Raporlar)
• Süreç Fişlerinin Otomatik Oluşturulması (Satış/Satınalma/Üretim gibi)
• Yasal ve Operasyonel Raporlar
• UFRS (IFRS) Raporlanma

Finans

• Dövizli İşlem Takibi ve Dövizli Raporlama
• Elektronik Bankacılık ve Ödeme Teklifi Oluşturulması
• Banka İşlemlerinin Takibi ve Banka Ekstreleri
• Banka Mutabakatı
• İkincil Para Birimi Takibi ve Raporlanması
• Seçilen Parabirimi ve Kura Göre Sorgulama

Sabit Kıymetler

• Diğer Modüllerle Entegrasyon(Satıcı/Müşteri/Stok/Satınalma)

• Farklı Amortisman Yöntemleri
• Farklı Sabit Kıymet Defterlerinin Takibi 
• Farklı Sabit Kıymet Tiplerinin Takibi (Maddi/Maddi Olmayan/ Finansal)
• Sabit Kıymet İşlemleri
• Alış
• Aktifleştirme
• Satınalma Entegrasyonu
• Amortisman Uygulamaları Otomatizasyonu
• Satış
• Hurdaya Ayırma
• Model, Sigorta, Bakım, Zimmet ve Barkod gibi Bilgilerin Takibi

Maliyet Muhasebesi

• Depolama Boyutları Bazında Maliyet Takibi
• Muhasebe Boyutları  (Departman, Maliyet Merkezi) Bazında Gider Takibi 

Bütçe

• Stok Bütçesi
• Satış Tahminleri
• Üretim Planlama
• Satınalma Bütçesinin Oluşması
• Genel Muhasebe Bütçesi
• Stok Bütçesinden Oluşanlar
• Fiili Değerlerden Kopyalananlar
• Manuel Olarak Bütçeye Eklenenler
• Diğer Bütçelerden Kopyalananlar
• Sabit Kıymet Bütçesi
• Fiili/Bütçe Stok Karşılaştırma Raporları
• Bütçelerarası Stok Karşılaştırma Raporları
• Fiili/Geçmiş ve Bütçe Karşılaştırmalı Mali Tablolar
• Birden Fazla Bütçe Takibi
• Cari Değerlerden Kopyalanabilme

Lokalizasyon

• Çek/Senet İşlemleri
• Müşteriden Çek Alımı
• Satıcıya Çek Ciro
• Bankaya Çek Gönderme
• Bankada Çek Tahsil
• İade ve Karşılıksız İade İşlemleri
• Portföy Dökümleri
• Çek Akıbet Raporları
• Reeskont İşlemlerinin Otomatizasyonu
• Enflasyon Muhasebesi
• Yeniden Değerleme
• Tek Düzen Hesap Planı
• Sabit Kıymetler
• Amortisman Yöntemleri
• Kıst Amortisman
• Kasa Muhasebesi