Proje Yönetimi II

Proje Başlangıcı


Proje başlangıç aşamasında yapılan proje toplantısına müteakip proje ekipleri belirlenmelidir. Doğru yöntem hem uygulayıcı firmadan hemde müşteri tarafından modül bazından anahtar kullanıcıların belirlenmesidir. Anahtar kullanıcılar konularında uzman ve süreç konusunda bilgi sahibi olmalıdır. Proje yöneticileri ise tüm konularda en azından yönlendirici olacak kadar bilgi sahibi olmalıdırlar. Gerekeli görüldüğünden anahtar kullanıcılar projenin herhangi bir anında değiştirilebilir olmalıdır. Tüm süreçler anahtar kullanıcılar üzerinden son kullanıcılara iletilmelidir. Örneğin son kullanıcı eğitimleri mutlaka anahtar kullanıcılar tarafından yapılmalıdır. Aksi durumda zaman kaybına neden olabilecektir.

Not: Yönetim desteği projenin her aşamasında önemlidir. Proje planına uygun olarak sürecin gerçekleştirilebilmesi için satış aşamasında hazırlanması gereken proje planının mutlaka proje yönetimi ile paylaşılmış olması ve daha önce öngörülen tarihlere dikkat edilmesi gerekmelidir. Örneğin vergi ve maliyetlendirme dönemlerinde muhasebe kullanıcılarının yoğun olması ya da raporlama dönemlerinde sürelerin doğru ayarlanması gibi.

Proje Planı


Proje planı esas olarak satış sözleşmesi ile birlikte hazırlanır ve firmaya sunulur. Böylece hangi işin ne zaman yapılacağı belirlenmiş olur. Bu aşamada satış aşamasında doğru analizin yapılmış ve sürelerin gerçeğe mümkün olduğu kadar yakın verilmiş olması gereklidir.

Bir proje planında olması gereken temel başlıklar en sade şekilde aşağıdaki şekilde olması tavsiye edilir: (Proje kapsamına göre değişiklik gösterebilir.)

1)Başlangıç toplantısı ve proje ekiplerinin belirlenmesi
2)Analiz
3)Tasarım ve dökümantasyon.
4)Kapsama bağlı olarak geliştirme ve test süreçleri
5)Geçiş (yada paralel) öncesi eğitim
6)Opsiyonel olarak paralel kullanım.
7)Geçiş çalışmaları
8)Geçiş ve destek

Not: Proje planları esnek ve revize edilebilir olmalıdır. Bununla birlikte bu değişiklik ancak projenin kendi süreleri içerisinde değiştirilmelidir. örneğin muhasebe eğitiminin satış eğitiminin önüne alınması gibi. Aksi durumda proje planı sarkabilir. Proje süresinden sapma kullanıcıların inancını sarsacağından dolayı projeye olan güveni zedeler. Yapılacak en son şey proje süresini arttırmak ya da ertelemek olmalıdır. Fazla mesailer kullanıcılar üzerinden işin doğru yapılmadığı imajı oluşturur. Doğru yapılan bir proje planı ve iyi yönetilen bir projede proje süresinin uzaması ve mesai ihtiyacı doğmayacaktır. Bu durum bir önceki aşama olan satış aşamasını da yakından ilgilendirir. Satış aşamasında doğru  yapılan ön analiz, proje planı ve sürelendirme bu aşamanın başarılı olmasını sağlayacak, danışman firma içinde kaynak kullanımını efektif bir biçimde yapmasını sağlayacak, müşteri memnuniyetini arttıracak, bir sonraki satışları da olumlu olarak etkileyecektir. Bu nedenle satış ve danışman ekip birbiri ile koordinasyon içinde olmalıdır.